Com aplicar una política de retenció de bústies de correu compartides a l'Office 365

Quan es tracta de mantenir les vostres dades segures i segures, una de les millors coses que podeu fer és aplicar una política de retenció de bústies de correu compartides a Office 365. Això us ajudarà a garantir que les vostres dades estiguin degudament protegides i que hi pugueu accedir sempre quan ho necessiteu. a. Hi ha algunes maneres diferents de configurar una política de retenció de bústies de correu compartides, però el més important és assegurar-vos que enteneu les opcions i com funcionen. Una de les primeres coses que heu de fer és decidir quin tipus de dades voleu conservar i durant quant de temps. Hi ha dos tipus principals de dades que podeu conservar: missatges i elements. Els missatges són el tipus de dades més comú que la gent vol conservar. Podeu conservar els missatges durant un període de temps determinat, o podeu conservar-los per sempre. Els elements són menys comuns, però poden ser igual d'importants. Els elements inclouen coses com ara llistes de contactes, elements del calendari i tasques. Podeu conservar els articles durant un període de temps determinat o els podeu conservar per sempre. Un cop sabeu quin tipus de dades voleu conservar, heu de decidir quant de temps les voleu conservar. Hi ha tres opcions principals: 1. Conservar durant un període de temps determinat 2. Conservar per sempre 3. Suprimeix després d'un període de temps determinat Cada opció té els seus propis avantatges i inconvenients, per la qual cosa cal sospesar-los acuradament abans de prendre una decisió. Un cop sapigueu quin tipus de dades voleu conservar i durant quant de temps, heu de configurar la vostra política de retenció. Hi ha algunes maneres diferents de fer-ho, però el més important és assegurar-vos que enteneu les opcions i com funcionen. Una de les millors maneres de configurar una política de retenció és utilitzar les opcions integrades a Office 365. Per fer-ho, aneu al centre d'administració d'Office 365 i feu clic a la pestanya 'Compliance'. A partir d'aquí, veureu una llista d'opcions de compliment. Desplaceu-vos cap avall fins a la secció 'Retenció' i feu clic a l'enllaç 'Afegeix una política de retenció'. Això us portarà a l'assistent de política de retenció. El primer que heu de fer és donar un nom a la vostra pòlissa. Aleshores, heu de seleccionar el tipus de dades que voleu conservar i durant quant de temps. També podeu optar per aplicar la política a tots els usuaris o només a usuaris específics. Un cop hàgiu fet les vostres seleccions, feu clic al botó 'Desa'. Ara la vostra política s'aplicarà a tots els usuaris que heu seleccionat. Si voleu aplicar la política només a usuaris específics, podeu fer-ho si aneu a la pestanya 'Compliment' del centre d'administració d'Office 365 i feu clic a l'enllaç 'Retenció'. A partir d'aquí, veureu una llista de totes les polítiques de retenció que s'han creat. Cerqueu la política que voleu aplicar a usuaris específics i feu clic a l'enllaç 'Edita'. Desplaceu-vos cap avall fins a la secció 'Àmbit' i feu clic a l'enllaç 'Afegeix usuaris'. A partir d'aquí, podeu seleccionar els usuaris específics als quals voleu aplicar la política. Un cop hàgiu fet les vostres seleccions, feu clic al botó 'Desa'. Ara la vostra política s'aplicarà als usuaris específics que heu seleccionat.

Si vols saber com aplicar una política de retenció de bústies de correu compartides a Office 365, llegiu aquesta publicació. La política de retenció és recollida d'etiquetes d'emmagatzematge que determinen com s'emmagatzemen les carpetes i els elements individuals (com ara el correu electrònic i la bústia de veu). bústia general a l'Office 365 abans que s'arxivin o s'eliminin permanentment. Moltes organitzacions empresarials necessiten emmagatzemar de manera proactiva el contingut de les seves bústies per motius de compliment. Les polítiques de retenció us ajuden a gestionar els riscos associats a la pèrdua d'informació que poden provocar complicacions legals.

Com aplicar una política de retenció de bústies de correu compartides a l'Office 365

Per aplicar una política de retenció a una bústia de correu compartida, heu de crear etiquetes de retenció i una política de retenció nova, adjuntar les etiquetes a la política i, a continuació, aplicar la política a la bústia de correu compartida.

com afegir un motor de cerca

Així és com pots aplicar una política de retenció de bústia compartida a Office 365 :

1. Inicieu la sessió a l'EAC.
2. Creeu etiquetes de retenció personals.
3. Creeu una nova política de retenció.
4. Adjunteu etiquetes personals a la política de retenció.
5. Apliqueu una política de retenció a la bústia de correu compartida.

Vegem-ho amb detall.

1] Inicieu la sessió a l'EAC

Inicieu la sessió a l'EAC (https://outlook.office365.com/ecp) amb les vostres credencials d'administrador.

com utilitzar Xbox Play en qualsevol lloc

Consell: Utilitzeu el vostre navegador en mode privat/incògnit per accedir al vostre compte d'administrador d'Exchange. Això evitarà que el navegador seleccioni automàticament les vostres credencials actuals quan navegueu al lloc.

2] Creeu etiquetes d'emmagatzematge personal

L'etiqueta de retenció pot ser una de les següents tres tipus :

1. Etiqueta de política predeterminada (DPT) - S'aplica automàticament a tota la bústia de correu.
2. Etiqueta de política de retenció (RPT) - s'aplica automàticament a la carpeta predeterminada (Safata d'entrada, Enviats, etc.) i
3. dia del personal – Aplicat manualment pels usuaris a elements i carpetes individuals.

Amb una etiqueta personal, podeu crear una excepció per a una etiqueta de política predeterminada o una etiqueta de política de retenció. Per exemple, si el DPT diu que suprimiu tots els elements al cap de 5 anys, podeu crear una excepció per a les 'notificacions' que s'eliminaran al cap de 7 dies mitjançant una etiqueta personal.

Per crear una etiqueta personal, seguiu aquestes instruccions:

afegiu una contrasenya al fitxer zip de Windows 10

1. Premeu gestió del compliment al panell esquerre del tauler de control del Centre d'administració d'Exchange.
2. A continuació, feu clic a etiquetes d'emmagatzematge pestanya a la part superior de la pàgina.
3. Veureu una llista d'etiquetes de retenció existents. Premeu més (+) icona a la part superior d'aquesta llista.
4. Tria aplicat pels usuaris a elements i carpetes (privades) a la llista desplegable que apareix.
5. Per entrar Nom , acció de celebració, i Vida útil per etiquetar etiqueta nova aplicada pels usuaris a elements i carpetes (personals) finestra.
6. Fer clic a Mantenir botó.

De la mateixa manera, podeu crear etiquetes addicionals que s'adjuntaran a la vostra política de bústia de correu compartida.

Llegeix també: Quina diferència hi ha entre Microsoft Office i Microsoft 365?

3] Creeu una nova política de retenció

1. Anar a polítiques de retenció pestanya que apareix a la part superior de la pàgina de Gestió del compliment. Veureu una llista de les polítiques existents.
2. Fer clic a més (+) icona per crear una política nova.
3. Introduïu l'adequat Nom per a la política.
4. Adjunteu una o més etiquetes a la política (tal com es descriu a la secció següent).
5. Fer clic a Mantenir botó.

Llegeix també: Instal·leu la consola de gestió de polítiques de grup a Windows 11/10. .

4] Adjunteu etiquetes personals a la política de retenció.

1. A la finestra de la política de retenció, feu clic al signe més (+). Això s'obrirà seleccionar etiquetes d'emmagatzematge una finestra que mostra una llista d'etiquetes disponibles.
2. Seleccioneu les etiquetes personals que heu creat i feu clic al botó Afegeix botó.
3. A continuació, feu clic a D'acord botó.

5] Apliqueu una política de retenció a la bústia de correu compartida.

eliminador de segells fotogràfics

1. Al panell esquerre del vostre compte d'administrador d'Exchange, feu clic a destinataris .
2. A continuació, feu clic a general pestanya superior. Veureu una llista dels existents bústies generals .
3. feu doble clic a la bústia compartida a la qual voleu aplicar la política.
4. Premeu funcions de la bústia de correu al panell esquerre.
5. Seleccioneu una política amb el botó Política de retenció caure.
6. Fer clic a Mantenir botó.

Notes:

1. Només els administradors poden crear i aplicar polítiques de retenció a les bústies de correu compartides a l'Office 365.
2. Per aplicar-hi polítiques de retenció, heu de tenir almenys 10 MB de dades a les vostres bústies de correu.
3. La política de retenció normalment triga 7 dies a entrar en vigor.
4. Podeu crear una o més etiquetes de retenció, però només es pot aplicar una política de retenció a una bústia de correu alhora. Per tant, associeu totes les etiquetes que voleu aplicar a una bústia de correu a una única política de retenció.

Podem aplicar una política de retenció a una bústia de correu compartida?

Sí. Podeu aplicar una política de retenció a una bústia de correu compartida mitjançant funcions de la bústia de correu opció. Es pot trobar fent doble clic en una bústia de correu compartida a sota general pestanya a destinataris secció de l'EAC. Tingueu en compte que només es pot aplicar una política a una bústia de correu alhora. Per tant, heu d'associar totes les etiquetes necessàries amb una única política que aplicareu a la bústia.

Com puc canviar la política de retenció predeterminada a Office 365?

Com aplico una política de retenció a una bústia d'Office 365?

Podeu aplicar una política de retenció a una o més bústies de correu de l'Office 365. utilitzant l'EAC . Per aplicar una política de retenció a una única bústia de correu, aneu a Destinataris > Bústies de correu . A continuació, seleccioneu la bústia desitjada i feu clic al botó editar icona superior. Premeu Bústia de correu Peculiaritats esquerra. Seleccioneu una política de retenció de la llista desplegable i feu clic Mantenir botó. Per aplicar una política de retenció a diverses bústies de correu, seleccioneu diverses bústies utilitzant Canvi o Ctrl clau. A continuació, seleccioneu Opcions avançades > Política de retenció > Actualitzar . A continuació, seleccioneu la política desitjada a Assigna una política de retenció de manera massiva i feu clic a Mantenir botó.