Com etiquetar documents a Sharepoint Office 365?

Esteu buscant una manera d'organitzar els vostres documents a SharePoint Office 365? Etiquetar documents és una manera eficient d'organitzar els vostres documents i facilitar-vos la cerca quan els necessiteu. En aquest article, parlarem de les millors pràctiques per etiquetar documents a SharePoint Office 365 i de com començar. Continueu llegint per obtenir més informació sobre aquesta eina organitzativa senzilla però potent.

• Obriu la biblioteca de SharePoint que conté els documents.
• Seleccioneu el document o documents que voleu etiquetar.
• Feu clic a la icona 'Etiqueta el document'.
• Escriviu les etiquetes que voleu afegir al document.
• Feu clic al botó 'Desa' per desar les etiquetes.

Com etiquetar documents al SharePoint Office 365

L'etiquetatge de documents al SharePoint Office 365 és una manera eficaç d'agilitzar la gestió de documents i garantir que els documents siguin fàcils de trobar i accedir-hi. Amb l'estratègia d'etiquetatge adequada, els usuaris poden cercar i trobar ràpidament els documents que necessiten amb el mínim esforç. Aquest article proporcionarà una visió general detallada de com etiquetar documents al SharePoint Office 365.

Què és l'etiquetatge de documents?

L'etiquetatge de documents és el procés d'assignació de paraules clau o etiquetes als documents per categoritzar-los i organitzar-los. Les etiquetes s'utilitzen normalment per descriure el contingut, el propòsit i el públic del document, cosa que permet una cerca i una recuperació més eficients. Això pot ser especialment beneficiós per a les organitzacions que tenen un gran nombre de documents i necessiten una manera fàcil de mantenir-los organitzats.

Avantatges de l'etiquetatge de documents al SharePoint Office 365

L'etiquetatge de documents a SharePoint Office 365 pot oferir diversos avantatges, com ara:

• Millor organització: l'etiquetatge de documents permet als usuaris cercar i recuperar ràpidament i fàcilment els documents que necessiten.
• Productivitat millorada: fent que els documents siguin més fàcils de trobar, es pot reduir la quantitat de temps que es dediquen a buscar-los.
• Seguretat millorada: amb l'estratègia d'etiquetatge adequada, els usuaris poden estar més segurs que els documents sensibles s'emmagatzemen de manera segura.

Com etiquetar documents al SharePoint Office 365

Etiquetar documents al SharePoint Office 365 és un procés senzill que es pot completar en uns quants passos. Aquí teniu una guia pas a pas que us ajudarà a començar:

• Pas 1: inicieu sessió al vostre compte de SharePoint.
• Pas 2: obriu la biblioteca de documents on voleu etiquetar els documents.
• Pas 3: seleccioneu el document que voleu etiquetar.
• Pas 4: feu clic a l'opció Etiquetes i notes al menú de la cinta.
• Pas 5: introduïu les etiquetes que voleu assignar al document.
• Pas 6: feu clic a Desa per desar les etiquetes.
• Pas 7: repetiu els passos per a cada document que vulgueu etiquetar.

Pràctiques recomanades per etiquetar documents al SharePoint Office 365

Quan etiqueteu documents al SharePoint Office 365, és important tenir en compte les pràctiques recomanades següents:

• Creeu un sistema d'etiquetatge coherent: creeu un sistema d'etiquetatge estandarditzat que sigui fàcil d'entendre i utilitzar.
• Utilitzeu etiquetes clares i descriptives: utilitzeu etiquetes que descriguin de manera clara i precisa el contingut, la finalitat i el públic del document.
• Mantenir les etiquetes actualitzades: reviseu i actualitzeu les etiquetes periòdicament per assegurar-vos que segueixen sent rellevants i precises.
• Assegureu-vos la seguretat adequada: assegureu-vos que només els usuaris autoritzats puguin accedir i editar les etiquetes.

Com utilitzar les etiquetes al SharePoint Office 365

Un cop etiquetats els documents, els usuaris poden aprofitar les capacitats de cerca i filtratge del SharePoint Office 365. Per exemple, els usuaris poden utilitzar l'opció Filtra per etiquetes per localitzar ràpidament documents amb etiquetes específiques. A més, els usuaris poden utilitzar l'opció Cerca per etiquetes per trobar documents que continguin determinades paraules clau o frases.

Com gestionar les etiquetes a SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 també ofereix als usuaris la possibilitat de gestionar les etiquetes i assegurar-se que es mantenen organitzats i actualitzats. Per gestionar les etiquetes, els usuaris poden utilitzar l'opció Gestiona les etiquetes del menú de la cinta. Això permet als usuaris crear, editar i suprimir etiquetes segons sigui necessari.

Com veure les etiquetes a SharePoint Office 365

Per veure les etiquetes al SharePoint Office 365, els usuaris poden utilitzar l'opció Visualitza les etiquetes al menú de la cinta. Això obrirà una llista de totes les etiquetes associades a un document, facilitant la visualització i l'edició ràpida de les etiquetes segons sigui necessari.

connectar la tauleta Fire al PC

Conclusió

Etiquetar documents al SharePoint Office 365 és una manera eficaç d'agilitzar la gestió de documents i garantir que els documents siguin fàcils de trobar i accedir-hi. En prendre el temps per implementar una estratègia d'etiquetatge i seguint les millors pràctiques per a l'etiquetatge, els usuaris poden aprofitar les capacitats de cerca i filtrat de SharePoint Office 365 per localitzar ràpidament els documents.

Preguntes freqüents relacionades

Què és l'etiquetatge de SharePoint?

L'etiquetatge de SharePoint és el procés d'afegir etiquetes, o etiquetes, als documents per classificar-los i organitzar-los. Aquestes etiquetes permeten als usuaris localitzar ràpidament documents i altres continguts relacionats amb un tema o projecte determinat. Els usuaris poden afegir etiquetes als documents manualment, o el mateix SharePoint les pot afegir automàticament. Les etiquetes també es poden compartir entre diversos llocs de SharePoint, cosa que facilita la cerca i la cerca de documents.

L'etiquetatge de SharePoint també ajuda a augmentar la implicació dels usuaris amb el contingut. En permetre als usuaris trobar ràpidament contingut relacionat amb els seus interessos, és més probable que es comprometin i es mantinguin al lloc més temps. Això pot comportar una major adopció de SharePoint per part dels usuaris i una experiència d'usuari millorada en general.

Com puc etiquetar documents a SharePoint Office 365?

Etiquetar documents al SharePoint Office 365 és fàcil. A la Biblioteca de documents, seleccioneu el document que voleu etiquetar. A continuació, feu clic a la icona d'etiquetes i notes de la cinta. Això obrirà una finestra on podeu introduir les etiquetes que voleu utilitzar. Podeu afegir diverses etiquetes a cada document, i aquestes etiquetes seran visibles per a tothom que tingui accés al document.

Un cop s'ha afegit una etiqueta, es pot utilitzar per trobar ràpidament documents relacionats a la biblioteca. Per cercar documents amb una etiqueta concreta, només cal que introduïu el nom de l'etiqueta al quadre de cerca. A continuació, SharePoint mostrarà una llista de tots els documents amb aquesta etiqueta. Això fa que sigui més fàcil trobar documents relacionats amb un tema o projecte concret.

control parental extensió crom

Quins són els avantatges d'etiquetar documents a SharePoint Office 365?

Etiquetar documents al SharePoint Office 365 ofereix diversos avantatges. En primer lloc, permet als usuaris cercar ràpidament documents i continguts relacionats. Això fa que els usuaris trobin més fàcilment la informació que necessiten sense haver de passar temps examinant manualment diversos documents.

En segon lloc, etiquetar documents també ajuda a millorar la implicació dels usuaris. En permetre que els usuaris trobin ràpidament contingut relacionat, és més probable que es quedin al lloc més temps i es comprometin més amb el contingut. Això ajuda a augmentar l'adopció de SharePoint per part dels usuaris i millora l'experiència general de l'usuari. Finalment, etiquetar documents també ajuda a organitzar els documents i el contingut, facilitant que els usuaris trobin el que necessiten.

Com puc gestionar les etiquetes a SharePoint Office 365?

Gestionar les etiquetes al SharePoint Office 365 és fàcil. Per gestionar les etiquetes, obriu la biblioteca on voleu gestionar les etiquetes. A continuació, feu clic a la icona d'etiquetes i notes de la cinta. Això obrirà una finestra on podreu veure, afegir i suprimir etiquetes. També podeu canviar el nom de les etiquetes existents i afegir notes a cada etiqueta.

A més, podeu veure una llista de documents associats a cada etiqueta. Això us permet trobar ràpidament documents relacionats amb un tema o projecte determinat. També podeu afegir etiquetes als documents des d'aquesta finestra, de manera que és més fàcil afegir etiquetes a diversos documents alhora.

Puc compartir etiquetes en diversos llocs de SharePoint?

Sí, podeu compartir etiquetes en diversos llocs de SharePoint. Per fer-ho, obriu la biblioteca on voleu compartir les etiquetes. A continuació, feu clic a la icona d'etiquetes i notes de la cinta. Això obrirà una finestra on podreu veure, afegir i suprimir etiquetes.

Per compartir una etiqueta, feu clic al botó de compartir al costat de l'etiqueta. Això obrirà una finestra on podeu seleccionar els llocs de SharePoint amb els quals voleu compartir l'etiqueta. Un cop hàgiu seleccionat els llocs, feu clic a Comparteix per compartir l'etiqueta amb aquests llocs. Això permet als usuaris trobar ràpidament documents relacionats amb un tema o projecte determinat, independentment del lloc de SharePoint on es trobin.

Puc etiquetar documents automàticament al SharePoint Office 365?

Sí, podeu etiquetar documents automàticament al SharePoint Office 365. Per fer-ho, obriu la biblioteca on voleu afegir les etiquetes. A continuació, feu clic a la icona d'etiquetes i notes de la cinta. Això obrirà una finestra on podreu veure, afegir i suprimir etiquetes.

Un cop hàgiu creat les etiquetes que voleu utilitzar, podeu configurar un flux de treball d'etiquetatge automatitzat. Aquest flux de treball afegirà automàticament etiquetes als documents a mesura que es pugin o es modifiquin. Això facilita que els documents estiguin sempre etiquetats i organitzats correctament. El flux de treball automatitzat es pot configurar per executar-se segons una programació específica o activat per esdeveniments específics.

Etiquetar documents al SharePoint Office 365 és una manera increïblement útil de mantenir-se organitzat i localitzar ràpidament els documents. Amb només uns quants passos senzills, podeu configurar etiquetes ràpidament i aplicar-les als documents en molt poc temps. Això pot ajudar a facilitar la gestió de documents, així com garantir que tothom a l'oficina pugui trobar ràpidament els documents que necessiten. Amb SharePoint Office 365, podeu fer que la gestió de documents sigui molt fàcil.